仪器设备档案是各种仪器设备的正常使用、维护以及进行技术性能开发的不可缺少的资料，是学校的重要技术资源。为了加强实验实训基地档案管理，既确保仪器设备档案的完整、准确、系统和安全，又便于借阅利用，使档案资料充分发挥作用，特指定本管理办法。

一、仪器设备档案的形成和归档

1、凡购置的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维护、改造、报废等

全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料、磁盘，以及随机材料均属仪器设备档案，都必须由基地设备中心统一集中管理。

2、实验实训基本设备文件资料的形成、积累、汇总的职能部门为基地设备中心，设备

中心指定专人集中管理实验实训基地的设备文件资料。

3、各实验实训中心主任要认真抓好设备文件资料的形成、积累、管理工作，设备使用

人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造、应做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。

4. 各实验实训中心自行研制的设备，在设备鉴定或投入使用之前应将所有资料归档

至实验实训基地设备中心。

二、仪器设备档案的归档范围

1、采购仪器设备的归档范围

1. 1. 1. 计划、选购阶段

① 购买仪器设备的审批文件；

② 购买协议、合同；

③ 谈判备忘录、附录、附件等。

1. 1. 2. 开箱验收阶段

① 装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单；

② 仪器设备的图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册；

③ 开箱检验记录、商检及索赔文件；

④ 运单、发票

1. 1. 3. 安装、调试阶段

① 安装基础图、电气接线图、安装工艺规程；

② 安装验收单；

③ 安装调试技术总结报告、验收报告；

④ 若购买计算机和测量机，还应包括软件、硬件部分的文件资料；

1. 1. 4. 运行及维护修理阶段

         1. 仪器设备维护保养和安全技术操作规程；

         2. 仪器设备履历本、运行记录；

         3. 仪器设备检查、普查记录；

         4. 仪器设备大、中修记录、总结、鉴定书及验收移交单；

         5. 仪器设备事故分析、记录及处理结果报告等。

2、自制仪器设备的归档范围

1. 1. 5. 设计、制造、安装阶段

         1. 任务书、协议、合同；

         2. 调研报告、可行性方案论证报告；

         3. 有关问题的请示及批复；

         4. 技术说明书、设计技术总结等；

         5. 重要的工艺装备图纸及说明书；

         6. 安装基础图、电气接线图、安装工艺规程、安装验收单；

         7. 安装、调试验收报告；

         8. 技术鉴定、成果申报及奖励文件等。

      6. 运行及修理阶段

         1. 仪器设备维护保养和安全技术操作规程；

         2. 仪器设备履历本、运行记录；

         3. 仪器设备检查、普查记录；

         4. 仪器设备大、中修记录、总结、鉴定书及验收移交单；

         5. 仪器设备事故分析、记录及处理结果报告等。

三、仪器设备档案的管理和利用

1、仪器设备档案的管理，必须坚持集中、统一管理的原则，确保设备的完整、准确、系统和安全。所有设备档案由设备中心集中保管一套，其它交使用单位保管。对于只有一套的设备档案，一律交设备中心保管。使用单位可借阅或自行复印。

1. 2. 各仪器、设备使用单位必须有一定的保管条件，配备档案橱柜，有专人负责，对于

不具备以上条件的，设备档案仍由设备中心保管。设备档案应进行科学系统的整理、分类、编目、建帐。

1. 3. 仪器设备档案的借阅应按规定履行手续。一般情况下，借阅时间不得超过两周。借

阅的档案，不得损坏、丢失、归还时交档案保管人员当面清点。

1. 4. 由使用单位保管的档案，借阅时也应办理登记手续。

   5. 对于关键性和常用部分的档案应尽量使用复印件，以保持原件的完好性。

   6. 仪器、设备报废后，采购设备的档案也要鉴定销毁；自制设备的档案则应由设备中心长期保管。